مساعد إدارة الأعمال

الوصف الوظيفي

نحن نبحث عن مساعد إدارة أعمال ديناميكي لدعم فريقنا لضمان أن يكون مكتبنا متقدماً دائماً بخطوة واحدة. ستقدم الدعم لنائب رئيس إدارة الأعمال، مما يساعد مكتبنا على العمل كآلة تعمل بشكل جيد.

حول الحبر

Ink هي شركة تكنولوجيا معلومات مبتكرة مقرها في أليكانتي المشمسة (إلتشي) بإسبانيا. توفر محفظة منتجات الشركة المتنوعة تكنولوجيا خدمة الركاب لصناعة السفر عبر ثلاث قنوات - سطح المكتب والجوال والخدمة الذاتية - من منصتنا السحابية. 

نحن نقدم منتجات وخدمات ذات مهام حرجة للعديد من عملاء الطيران الدوليين وقد تعاملت أنظمتنا مع أكثر من 50 مليون مسافر لأكثر من 100 شركة طيران في المطارات في جميع أنحاء العالم.

مسؤوليات الوظيفة

• إدارة وتنظيم المكاتب: إدارة المهام الكتابية مثل المسح الضوئي والنسخ والطباعة وحفظ الملفات، مع الحفاظ على درجة عالية من الدقة. 
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية وحجوزات الفعاليات.
• تنظيم وإعداد خدمات تقديم الطعام، بما في ذلك: إعداد القهوة، وتنظيف غرفة الاجتماعات، والمساعدة في تقديم الطعام، للاجتماعات والفعاليات التي تُعقد داخليًا.
• حافظ على تنظيم اللوازم المكتبية ومخزون الحبر وعلى سير عمل المكتب بسلاسة.
• دعم الأقسام: تقديم دعم قابل للتكيف عبر مختلف الأقسام، مثل الأجهزة والمالية، وتعديل الأولويات حسب الحاجة لضمان كفاءة العمليات.
• التواصل والتنسيق: العمل كحلقة وصل بين الفرق والشركاء الخارجيين، وتسهيل التواصل الواضح والعمليات السلسة.
• السفر والخدمات اللوجستية: تنظيم السفر والإقامة لضمان الدقة والتوقيت المناسب. 
• إدارة تنسيق عمليات التسليم الواردة والإشراف على مكتب الاستقبال، بما في ذلك الترحيب بالزوار والمتعاقدين.
• إدارة الأصول والمخزون: تتبع الأجهزة، والاحتفاظ بسجلات دقيقة في جداول البيانات، وإدارة المخزون المكتبي، والتنسيق مع الموردين والمقاولين للحفاظ على مستويات المخزون بشكل جيد.
• تجهيز الأجهزة والمواد الاستهلاكية للعملاء والتي تتضمن تغليف المعدات ووضع العلامات عليها وتتبع الطلبات.
• مهام دعم PRL حسب الحاجة.

‍

الخبرات والمؤهلات

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات من الخبرة في الإدارة/دعم الأعمال في بيئة سريعة الوتيرة.
• إتقان استخدام Google Workspace (المستندات وجداول البيانات والشرائح وغيرها) لإدارة البيانات والوثائق.
• مهارات تواصل وتعاون ممتازة، مع قدرة قوية على العمل ضمن فريق.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والمهارات التنظيمية؛ الدقة أمر بالغ الأهمية في مهام مثل حجز السفر وتحديث السجلات.
• من الضروري إتقان اللغتين الإنجليزية والإسبانية بطلاقة، حيث ستتعامل مع العملاء والموردين باللغتين.
• القدرة على تعديل الأولويات بسرعة وكفاءة مع تغير المهام والاحتياجات على مدار اليوم. 

‍

عند اختيار "قدم الآن" ، تأكد من تضمين سيرتك الذاتية في نص البريد الإلكتروني وتقديم المسمى الوظيفي والموقع الذي تتقدم إليه في سطر الموضوع.